初心者向け｜メール整理のコツ10選｜フォルダ・ラベル・自動振り分けの完全マニュアル

「メールが多すぎて探せない」「大事な連絡が埋もれる」
そんな悩みを抱える人が、ここ数年ますます増えています。

実際に私の周りでも、

「未読が5,000件を超えて、もうどこから手を付けていいか分からない」
「仕事のメールを見失って、提出が遅れた…」

といった“メール疲れ”の声が多くあります。

でも安心してください。
メール整理は、仕組みさえ作ればすぐラクになる分野です。

この記事では

• フォルダ／ラベルの作り方
• 自動振り分けの設定
• 溜まったメールの整理手順
• 今後散らからない習慣づくり
  まで、初心者でも迷わずできるようにまとめました。

※ WEBやメールの設定・トラブルで迷ったときは【WEB・メール 総合ガイド】に一覧をまとめています。

1. まず“未読メールの山”を怖がらないこと

メール整理で最初に大切なのは、
「全部見る必要はない」と割り切ること。

実際にみんなの声を見ると、

• 「溜まりすぎて精神的に無理」
• 「もう未読が8,000件。全部読むのは諦めた」
• 「検索すれば必要なものは出るから気にしない」

こんなふうに、“数字を気にしない”ことでラクになった人が多数。

最初に考えるべきは 「必要なメールにすぐアクセスできる状態」 にすることです。

2. フォルダ・ラベルは“3〜5個あれば十分”

初心者がやりがちな失敗がこれ。

細かくフォルダを作りすぎる → 逆に迷子になる

大事なのは「大きなくくり」。
例えば以下の5つで十分です。

• 仕事
• 学校／教育（子どもの学校でも可）
• お金（請求・領収書・カード）
• プライベート
• お知らせ系（広告・メルマガ）

これだけでも、
メールは一気にスッキリ見やすくなります。

3. “使うフォルダだけ見える化”する

フォルダが多いと、結局探す時間が増えます。

Gmailの場合、
必要なラベルだけ左のメニューに表示／非表示 できます。

みんなの声でも、

「仕事・お金・家族だけ表示したら一気に仕事効率が上がった」

という人が多いです。

フォルダは“見せるもの”を絞るだけで整理上手に見えます。

4. 自動振り分けを必ず使う（最重要）

メール整理の決定打はこれ。

「勝手に仕分け」される仕組みを作ること。

GmailでもYahooメールでもOutlookでも、
ほぼすべてのメールサービスで自動振り分けのルールを作れます。

例）

• Amazon → お知らせフォルダ
• 学校（@〇〇.ed.jp）→ 学校フォルダ
• 会社ドメイン → 仕事フォルダ
• メルマガ → 広告フォルダに自動振り分け

特にGmailは世界最強クラスの仕分け機能で、

「メルマガだけをまとめて隔離」
「重要なメールだけを優先表示」

などもできます。

5. 件名を“検索しやすく”するだけで激変

フォルダに入れずとも、
結局メールは検索で探す方が早いことが多いです。

そこで、送信メールは
件名に日付・目的を必ず入れる習慣をつけておきましょう。

例）

• 【見積書送付】5月分の制作費について
• 【保護者面談】第3希望の日時について
• 【請求】2025年4月分の代金

みんなの声でも、

「検索で確実に引っかかる件名にしただけで時短になった」
「メールを見返すストレスが激減した」

という意見が多いです。

6. 古いメールは“アーカイブ”一択

初心者にありがちなのが、

削除するか取っておくかで悩むこと。

悩む時間がもったいないので、
判断基準はこれだけ。

• 重要 → 残す
• 迷ったら → 残す（アーカイブ）
• 確実に不要 → 削除

Gmailのアーカイブは、
“受信箱から消えるけど削除しない”便利機能。

必要になったら検索で見つかります。

7. 溜まった未読は“既読にしてリセット”でOK

未読が1000件超えの人は、
潔くこうしてください。

「すべて既読にする」→ 今日から仕組み化開始

溜まったメールは「過去の遺産」。
仕分けに時間を使う必要はありません。

SNSでも、

「5,000件全部既読にしたら人生変わった」
「未読の数が0になった瞬間スッキリした」

という声が非常に多いです。

8. メルマガは“登録しない・解除する”が最強

そもそも、メールが増える根本原因は

「不要なメールが届き続けること」

です。

対策は2つ。

1. メルマガ登録は最小限にする
2. 既に不要なら“購読解除リンク”から外す

Gmailの場合、
上に“購読解除”ボタンが出ることも多いので便利です。

9. スマホアプリは“通知オフ”でストレスゼロに

メールアプリの通知があると、
メールを開く回数が増えて逆に散らかります。

以下の設定がオススメ。

• 仕事用 → 通知オン
• プライベート → 通知オフ
• お知らせ系 → 完全オフ

みんなの声でも、

「通知が減っただけで仕事中の集中力が上がった」
「夜にメールを見なくなり、睡眠時間が増えた」

などメリット多数です。

10. 毎日1分の“クリーンタイム”を作る

メール整理で一番大きな差が出るのがこれ。

「毎日1分だけ整理する」

• 広告メール → 削除
• 必要なメール → フォルダへ
• 不要な登録 → 解除
  これだけで十分です。

片付けと同じで、
毎日の小さな積み重ねが一番効きます。

まとめ｜メール整理は“仕組みで勝つ”のが正解

メール整理は、テクニックではなく習慣と仕組みです。

今日すぐにやるべき3つ

1. フォルダ（ラベル）を3〜5個作る
2. 自動振り分けを設定する
3. 溜まったメールは全部既読にしてリセット

メールのストレスがなくなると仕事・学校・家事の時間が圧倒的に楽になります。

ぜひ今日から、“メールに追われない生活”を手に入れてください。

※ WEBやメールの設定・トラブルで迷ったときは【WEB・メール 総合ガイド】に一覧をまとめています。